El archivo de empresa (II)
NOTA: Este post empieza en EL ARCHIVO DE EMPRESA I.
- El ordenador: Donde accedía a mi valiosa fuente de información y tomaba notas como una descosida.
- El personal: Una cosa era hablar (que eso me hace perder el tiempo, pero ya está) y otra que esta loca empiece a tocar "mis papeles".
- La documentación: Repartida por cada huequecito disponible en cajones, armarios, suelo, almacenes, etc.
Visto el panorama documental de la empresa, decidí empezar por el Departamento de Calidad:
- El personal de esta sección era el encargado de controlar que el material de entrada, el producto intermedio y el final (el que se vendía a clientes) cumpliera con los estándares de calidad fijados por la Dirección (en base a normas externas de obligado cumplimiento).
- Como resultado, cada sección, generaba registros (documentos con formato prefijado) en el que se anotaba especificaciones del producto, anomalías y disconformidades, validación o desecho del producto y datos de identificación del personal.
- Y todo ello, finalmente, tras el estudio por parte de la Dirección del Departamento, se "archivaba" en cajas, guardadas en "donde se pudiera". Los problemas de espacio eran considerables.
- Lo más urgente era:
- Por un lado, identificar correctamente cada caja ( Dpto, Sección, serie documental y fecha)
- Por otro, conseguir espacio físico.
Empecé a dar forma al CUADRO DE CLASIFICACIÓN del Dpto de Calidad.
- Asigné un número a dicho Dpto.
- Asigné un segundo número (a continuación del anterior) al "tipo documental", que llamé REGISTROS.
- Asigné un tercer número (también a continuación del anterior) al "subtipo documental" denominado REGISTROS DE CALIDAD.
- Y así, con cada uno de los tipos de Registro, según sección y proceso.
Consensuado con el Director de este Dpto (más o menos) y con bata, guantes, ordenador, archivadores (y no cajas), rotulador y celo, empecé a reorganizar la documentación. Y eso implicaba:
- Analizar cada documento, y agruparlo por "montoncitos" (en una mesa enorme).
- Iniciar la serie documental, para el año en curso.
- Empezar a "meter" registros en archivadores, numerándolos (para cada año)
- Y, a los dos días, caí en una cosa: ¿dónde trasladar este material para que fuera accesible pero no "molestara?... Empezaba a visualizar otro nuevo frente, el ARCHIVO DEFINITIVO.
...SEGUIREMOS MÁS ADELANTE.
MÁS INFORMACIÓN:
- HEREDIA HERRERA, A. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial, 1995.
- ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS (blog). Archivos, 30-05-2010, [en línea, fecha de consulta: 10/12/2.011]
- DOCUFILOS (blog), de Mónica M. Mouton. Las palabras, su estructura, gestor documental
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