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jueves, 15 de diciembre de 2011

El archivo de empresa (II)

El archivo de empresa (II)

NOTA: Este post empieza en EL ARCHIVO DE EMPRESA I.

Con toda la información que conseguí en mis "entrevistas", y Manual de Archivística General en mano, inicié una nueva batalla, esta vez con tres frentes:
  • El ordenador: Donde accedía a mi valiosa fuente de información y tomaba notas como una descosida.
  • El personal: Una cosa era hablar (que eso me hace perder el tiempo, pero ya está) y otra que esta loca empiece a tocar "mis papeles".
  • La documentación: Repartida por cada huequecito disponible en cajones, armarios, suelo, almacenes, etc.
Visto el panorama documental de la empresa, decidí empezar por el Departamento de Calidad:

  • El personal de esta sección era el encargado de controlar que el material de entrada, el producto intermedio y el final (el que se vendía a clientes) cumpliera con los estándares de calidad fijados por la Dirección (en base a normas externas de obligado cumplimiento).
  • Como resultado, cada sección, generaba registros (documentos con formato prefijado) en el que se anotaba especificaciones del producto, anomalías y disconformidades, validación o desecho del producto y datos de identificación del personal.
  • Y todo ello, finalmente, tras el estudio por parte de la Dirección del Departamento, se "archivaba" en cajas, guardadas en "donde se pudiera". Los problemas de espacio eran considerables.
  • Lo más urgente era:
    • Por un lado, identificar correctamente cada caja ( Dpto, Sección, serie documental y fecha)
    • Por otro, conseguir espacio físico.
Así que me puse manos a la obra:
Empecé a dar forma al CUADRO DE CLASIFICACIÓN del Dpto de Calidad. 
  1. Asigné un número a dicho Dpto.
  2. Asigné un segundo número (a continuación del anterior) al "tipo documental", que llamé REGISTROS.
  3. Asigné un tercer número (también a continuación del anterior) al "subtipo documental" denominado REGISTROS DE CALIDAD.
  4. Y así, con cada uno de los tipos de Registro, según sección y proceso.
Consensuado con el Director de este Dpto (más o menos) y con bata, guantes, ordenador, archivadores (y no cajas), rotulador y celo, empecé a reorganizar la documentación. Y eso implicaba:
  • Analizar cada documento, y agruparlo por "montoncitos" (en una mesa enorme).
  • Iniciar la serie documental, para el año en curso.
  • Empezar a "meter" registros en archivadores, numerándolos (para cada año)
  •  Y, a los dos días, caí en una cosa: ¿dónde trasladar este material para que fuera accesible pero no "molestara?... Empezaba a visualizar otro nuevo frente, el ARCHIVO DEFINITIVO.
...SEGUIREMOS MÁS ADELANTE.



MÁS INFORMACIÓN:

  • HEREDIA HERRERA, A. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial, 1995.
  • ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS (blog). Archivos, 30-05-2010, [en línea, fecha de consulta: 10/12/2.011]
  • DOCUFILOS (blog), de Mónica M. Mouton. Las palabras, su estructura, gestor documental

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