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sábado, 10 de diciembre de 2011

El archivo de empresa (I)



El archivo de empresa (I)

Alguien puso un cartel en la Facultad. Buscaban un documentalista para una empresa en Murcia (sí, también a mi me sorprendió). Llamé, hice una entrevista y en dos semanas, empecé a trabajar. Fue mi primer -y último :( - contrato laboral.
Al llegar a la empresa el dueño resumió qué quería: ORGANIZACIÓN. Y de repente, estaba sentada con un ordenador enfrente. Él me miraba, yo a él y no sabía qué hacer. No tenía claro por dónde empezar.
Entonces pensé (una buena costumbre que tengo). Necesitaba  que alguien me dijera "por aquí". Así que dediqué esa mañana a buscar un buen manual que guiara mis primeros pasos, y lo encontré: Archivística general: Teoría y práctica, de Antonia Heredia Herrera, de 1995 (sí, relativamente viejo y claramente -sin relatividades- muy útil)
Después de leer y asimilar conceptos, lo siguiente fue pedir dos documentos:
  • El Manual de Calidad de la Empresa, como 1ª aproximación sería útil.
  • Una Guía explicativa (para personal no técnico) de su actividad. Tenía que saber a qué se dedicaba específicamente y empezar a conocer algunos conceptos  sobre procesos, productos, calidad, etc.
  • El organigrama. Necesitaba nombres y apellidos, puestos de trabajo y funciones.
A partir de ahí, ya podía empezar a molestar al personal. 

Durante un mes y medio recorrí escritorios, llené folios con esquemas y flujos de información (fue entonces vi la utilidad de aquella asignatura de DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN) y conseguí una primera aproximación de:
  • Funciones específicas de cada una de las personas que utilizaban documentación en la empresa.
  • Tipos de documentos: Facturas, contratos, informes, partes de trabajo, etc. (elevado a 3).
  • Contenido de esos documentos: Información de carácter administrativo, datos abstractos resultantes de análisis de pruebas.
  • Trayectoria de cada documento, desde que se crea, hasta que se archiva.
Llegar hasta aquí, no fue fácil. Todos los días había que luchar contra la actitud reacia de muchos trabajadores. Los sentimientos eran dispares (y muy perceptibles):
  • Se sentían amenazados. Si lo que hago está escrito, cualquier puede aprenderlo y hacerlo = Han contratado a esta para despedirme.
  • Se sentían molestos. Con lo que tengo que hacer... = Ya viene ésta a molestar.
  • Me hacían sentir inútil. Con lo que tengo que hacer... = Y esto no sirve para nada.
Aún así, no todos reaccionaban así, algunos comprendieron la importancia de organizar la documentación...
...SEGUIREMOS MÁS ADELANTE.



MÁS INFORMACIÓN:

  • HEREDIA HERRERA, A. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla : Diputación Provincial, 1995.
  • ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS (blog). Archivos, 30-05-2010, [en línea, fecha de consulta: 10/12/2.011]

4 comentarios:

Rubén dijo...

Dios mío!!!!! y yo preparándome durante años y haciendo cursos y especializándome, que si informática, que si idiomas, que si.... y al final todo se resume en leer a Antonia Heredia. Definitivamente, esto de la gestión de información era mucho más fácil de lo que yo pensaba, y yo sin saberlo. Así nos va.

Jojo dijo...

Hola Rubén, en ningún caso quería decir que la formación que adquirí durante la Carrera o posteriormente (que más que de Archivística era de Historia de los Archivos) fuera innecesaria. Simplemente, el Manual de Antonia Heredia (como podía ser el de cualquier otro autor) fue el punto de partida para empezar en la empresa. Y es más, se trataba, sobre todo, de refrescar conocimientos

Por otro lado, también hay que decir que:

- No es lo mismo la Archivística en entidades históricas que administrativas. Donde en el primer caso, la institución ha evolucionado (nombres, personas, funciones...) y los documentos son mucho más complejos (desconocidos).
- No es lo mismo la Archivística en empresas u organizaciones públicas que privadas (en el primer caso, la diversidad de contenidos y continentes es mucho mayor que en el segundo).
- Es más, no es lo mismo en una empresa (privada) grande o pequeña. En el segundo caso, la simplificación administrativa (tanto por el volumen de documentos como por las obligaciones legislativas son menores) ayuda a tener claro desde el principio, la organización de la documentación.
- Y por supuesto, también influye el "nivel archivístico" de la empresa. En este caso, tenía que empezar por el principio, es decir, crear un archivo. Otra cosa es, una vez controlada la documentación, empezar con lo informático y todas las posibilidades que implica (digitalización de documentos, descripción, recuperación, work-flow...), a lo que, desgraciadamente, ya no me dio tiempo.

No sé si con esto respondo a la ironía del comentario :) pero que quede claro, los documentalistas, archiveros y bibliotecarios tenemos nuestra razón de ser (y estar) y en ningún caso, la minusvaloro, sino al contrario. si las empresas contrataran más archiveros / documentalistas, otro gallo cantaría... empezando por el control de la documentación, y continuando con la obtención de certificados de calidad.

Massiel Morales dijo...

Definitivamente, cada tipo de Archivo tiene sus especificidades. Yo que tuve la oportunidad de trabajar en un Archivo Histórico y actualmente me ha tocado prácticamente crear un Archivo Central, he podido darme de la gran diferencia entre cada uno, y más, cuando la institución es una institución Estatal, sin procedimientos establecidos y con una cultura archivística totalmente ausente.

Sin embargo puedo decir, que la formación archivística con la que cuento ha sido mi base, y no puedo dejar por un lado toda aquella bibliografía que siempre es de una u otra forma una base para la organización documental.

Jojo dijo...

Desde luego, las diferencias entre tipos de archivo son enormes, y crearlo desde cero, es dificilísimo, más aún a esos niveles con los que has trabajado.

Estoy muy de acuerdo contigo, una formación específica y la bibliografía básica son los pilares para "montar" un archivo, para empezar. Es el empujón necesario, que marca la línea a seguir.