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lunes, 2 de abril de 2012

#pagarportrabajar: #Archiveros, no gracias, prefiero #becarios

Julián Marquina ha publicado en IWETEL un email sobre una "oferta de trabajo": Práctica Responsable de Gestión de Archivos. El autor del correo decía: En principio todo normal, aunque ya el titulo de la misma llamaba un poco la atención: prácticas y responsable… ¿no se supone que uno está de prácticas para aprender y no para empezar con grandes cargas y responsabilidades?
Alguien mandó su currículo a la empresa, IES Consulting, que le contesta en un email:
  • Para ser parte del proyecto debe tener convenio de prácticas desde tu universidad o escuela de formación (o sea, buscaban becarios precarios).
  • Todas nuestras ofertas de práctica son remuneradas y se realizan en empresas de calidad que respetan a sus estudiantes en prácticas.
  • Una vez aceptado deberás hacer una participación económica que siempre dependerá del número de meses a manera de confirmación y por los gastos del proceso de selección (sí, lo estás leyendo bien): Por 3 meses de prácticas: €390; por 4: €445; por 5: €500; por 6€: 555.
IES CONSULTING se vende así: ¿Necesita estudiantes / becarios de práctica? ¿Qué tipo de estudiante becario requiere? ¿Para cuándo? 
¡TODO SON SON VENTAJAS! porque Al no establecerse una relación laboral sino académica, no existen responsabilidades de cotización a la Seguridad Social (...) se puede cancelar cuando sea necesario y justificado ---> Sí, es una empresa que funciona como el COIE de la Universidad de Murcia, cobrando por ello.

Y Julián se pregunta ¿Asociaciones sí o asociaciones no?... Sí, si hacen algo… NO, si no buscan la mejora de la profesión.
¿Qué os parece? Si queréis disfrutar de la oferta al completo, sólo tenéis que pinchar aquí: MA6724, Práctica Responsable de Gestión de Archivos - Referencia.
Sólo tengo que decir que me parece indignante, vergonzoso y humillante para la profesión. No sé cómo vamos a acabar en este país (bueno sí, con los universitarios en el extranjero y los pocos que queden siendo explotados cada vez más). Estamos entrando en una dinámica de ver quién consigue desprestigiar más al joven, titulado (y sobrecualificado) ofreciendo la peor "oferta".


Más información en el blog de Julián Marquina.
Acciones planteadas: 
  • Creo que esto merece que todas las Asociaciones y Colegios Profesionales presentemos una queja formal a esta empresa (como hizo COABM con el Ayuntamiento de Madrid) a los tres contactos que aparecen en la web (ya que no hay nada para expresar quejas, reclamaciones o sugerencias): stage@ies-consulting.escontact@ies-consulting.esinfo@ies-consulting.es
  • En Twitter, utilizar como hashtag #pagarportrabajar (Julián Marquina)

lunes, 2 de enero de 2012

El archivo de empresa (IV)

El archivo de empresa (IV)


NOTA: Este post empieza en EL ARCHIVO DE EMPRESA I y continúa en EL ARCHIVO DE EMPRESA II y EL ARCHIVO DE EMPRESA III.

En el Departamento de Producción, contábamos con una ventaja sustancial. Una de las personas que mayor volumen documental manejaba, se mostraba dispuesto (en ocasiones hasta parecía que lo deseara) a que las documentalistas organizaran su vida.
Además, era bastante organizada (a su modo), pero llevaba varios años en la empresa, y era difícil controlarlo todo.
Él, que principalmente se ocupaba de la documentación administrativa, en pocos días empezó a tener espacio en los armarios, escritorio analógico (el de toda la vida, el de los cajones y cuatro patas) y el digital (donde tenía por costumbre guardar los archivos).


Por entonces, trabajaba también otro chico que se encargaba de mecanizar los datos presentes en los partes de trabajo y materias primas. De esta forma, se mantenía al día los datos de consumo de materiales, averías, paradas de máquinas, etc.


El problema, ¿cuál era entonces?:
  • Que la documentación que manejaba el primero, estaba controlada en su cabeza. Es decir, sólo él sabía qué era cada cosa y dónde estaba.
  • El resto del personal del Departamento ni era tan organizado, ni tenía predisposición (sino todo lo contrario).
De esta forma, los manuales de máquinas, descuidados y únicos, estaban en manos de trabajadores que tenían las manos manchadas de grasa, aceite y otras sustancias. Así que nos pusimos manos a la obra, y estuvimos digitalizando manuales durante mucho tiempo.
Fue posible, entonces, crear procedimientos de trabajo, basados en la documentación escaneada y aportar al trabajador una guía de lo que tenía que hacer en su puesto, sin necesidad de hacer cola para estudiar el manual de la máquina con la que iba a trabajar.
Poco después, empezamos con el Archivo definitivo, al que trasladamos toda la documentación que no fuera del año en curso, de los Departamentos de Calidad y Producción.


Para ello:
  • Compramos archivadores definitivos de ancho especial.
  • Creamos un modelo de tejuelo en el que identificábamos Departamento, año y serie documental.
  • Creamos un Manual de Procedimiento de uso del archivo definitivo, para todos los Departamentos (para Administración, Comercial y RR.HH.
  • Pusimos a disposición del personal una relación de archivadores por Departamento, de forma que, antes de ir al Archivo, supieran exactamente qué archivador necesitaban
Después de esto, todavía nos quedaban 3 Departamentos, en los que la documentación ya estaba más o menos organizada. Básicamente, nuestro trabajo consistió en hacer el traslado al Archivo Definitivo, simplificar y documentar procesos, en la medida de lo posible.
Al final, cuando desde Dirección se decidió implantar Sharepoint, sin mucha idea de en qué consistía, pero esperando recibir subvenciones públicas, se despidió a todo el personal de documentación.
La idea que me quedó fue, como ya he dicho por algún otro sitio, que la figura del archivero / documentalista no es apreciada suficientemente por las empresas: muchos empresarios valoran nuestro trabajo (una vez que lo conocen), pero pocas veces (hasta ahora, ninguna) nunca económicamente.

miércoles, 21 de diciembre de 2011

El archivo de empresa (III)

El archivo de empresa (III)


NOTA: Este post empieza en EL ARCHIVO DE EMPRESA I y continúa en EL ARCHIVO DE EMPRESA II.

Después de mucho (muchísimo) tiempo con la documentación del Dpto de Calidad, organizada toda ella, estaba lista para ser trasladada a su nueva ubicación, el archivo definitivo. El trabajo de varios meses permitió:

  • Identificar cada documento y archivador (partes de calidad, especificaciones técnicas de productos, muestras, informes, análisis químicos, etc.) con su correspondiente serie documental y lugar en el Cuadro de Clasificación orgánico-funcional.
  • Eliminar la dispersión documental. Lo que antes estaba en mesas, archivadores, cajas, despachos, naves industriales, en el bigote de Papá Nöel... :) sería reubicado en un nuevo lugar, y SÓLO en ese lugar (salvo la del año en curso que, por su utilidad, mantendríamos en la propia oficina del Departamento).
  • Posibilitar un mejor desarrollo de los procesos de medición y análisis de materias primas, procesos y productos. Con todo en orden, era posible llevar a cabo un seguimiento real y cronológico en lo que afectara al Dpto de Calidad.
  • Sistematizar el proceso de remisión de documentos al archivo definitivo. ¿Nunca han intentado culparos de la pérdida de un documento? ¿O de que lo hayáis remitido sin permiso? Pues yo, por si acaso, creé un registro en el que cualquier persona que quisiera transferir cualquier documento/s tenía que identificarlo y firmar su consentimiento.

Mientras tanto, le había ido dando forma al archivo definitivo de la empresa: 

  • Teníamos una habitación (en otra nave) bastante grande... y vacía.
  • Compramos estanterías metálicas: No eran las más adecuadas, pero en caso de incendio...
  • Repartimos las estanterías de la forma que mejor aprovecháramos el espacio.
  • Y yo recé a Paul Otlet para que ni se inundara el piso (intenté que no colocaran la última balda, casi pegada al suelo, pero cayó en saco roto...), ni hubiera incendio alguno (insistí en colocar, al menos, un detector de incendios, pero nadie me escuchó...)
  • Compré un pequeño escritorio en el que poder trabajar cuando me aislara del mundo en el archivo.
Y llegó el momento de pasar a otro Departamento. Con pocas ovaciones y muchas miradas cargadas de segundas intenciones, pasé a Producción. Aquí la cosa mejoraba sustancialmente. Básicamente, contábamos con varios "tipos documentales":

  • Los partes de trabajo: Cantidad de materia prima utilizada por máquina, el número de unidades fabricadas, fallos en herramientas y tareas de mantenimiento y datos de identificación del trabajador, turno de trabajo, fecha y máquina se recogían diariamente.
  • Los partes  de control de entrada de materias primas. Todo se medía milimétricamente, las materias eran caras y el espacio en las naves limitado. Había que saber lo que entraba y salía.
  • La documentación administrativa propia del Departamento: Presupuestos, contratos, albaranes, etc. Esta documentación, casi inexistente en Calidad, aquí se multiplicaba exponencialmente y, aunque al final ésta pasaría al Departamento Administrativo, había que hacerle su hueco en el espacio disponible.
  • Manuales de máquinas y procedimientos: No constituían una serie documental en sí, pero convenía tenerlos localizados y bien cuidados. En muchos casos, eran documentos únicos, pues el proveedor ya no existía y no se podía adquirir un nuevo manual. La digitalización de estos documentos fue la primera tarea de las documentalistas...

... Y es que, cuando vieron la carga de trabajo que tenía (y lo que quedaba), decidieron contratar a otra persona. Preguntaron si conocía a alguien competente. Ana Arce entró en nuestras vidas

...SEGUIREMOS MÁS ADELANTE.



MÁS INFORMACIÓN:

  • HEREDIA HERRERA, A. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial, 1995.
  • ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS (blog). Archivos, 30-05-2010, [en línea, fecha de consulta: 10/12/2.011]
  • DOCUFILOS (blog), de Mónica M. Mouton. Las palabras, su estructura, gestor documental.

jueves, 15 de diciembre de 2011

El archivo de empresa (II)

El archivo de empresa (II)

NOTA: Este post empieza en EL ARCHIVO DE EMPRESA I.

Con toda la información que conseguí en mis "entrevistas", y Manual de Archivística General en mano, inicié una nueva batalla, esta vez con tres frentes:
  • El ordenador: Donde accedía a mi valiosa fuente de información y tomaba notas como una descosida.
  • El personal: Una cosa era hablar (que eso me hace perder el tiempo, pero ya está) y otra que esta loca empiece a tocar "mis papeles".
  • La documentación: Repartida por cada huequecito disponible en cajones, armarios, suelo, almacenes, etc.
Visto el panorama documental de la empresa, decidí empezar por el Departamento de Calidad:

sábado, 10 de diciembre de 2011

El archivo de empresa (I)



El archivo de empresa (I)

Alguien puso un cartel en la Facultad. Buscaban un documentalista para una empresa en Murcia (sí, también a mi me sorprendió). Llamé, hice una entrevista y en dos semanas, empecé a trabajar. Fue mi primer -y último :( - contrato laboral.
Al llegar a la empresa el dueño resumió qué quería: ORGANIZACIÓN. Y de repente, estaba sentada con un ordenador enfrente. Él me miraba, yo a él y no sabía qué hacer. No tenía claro por dónde empezar.
Entonces pensé (una buena costumbre que tengo). Necesitaba  que alguien me dijera "por aquí". Así que dediqué esa mañana a buscar un buen manual que guiara mis primeros pasos, y lo encontré: Archivística general: Teoría y práctica, de Antonia Heredia Herrera, de 1995 (sí, relativamente viejo y claramente -sin relatividades- muy útil)
Después de leer y asimilar conceptos, lo siguiente fue pedir dos documentos:
  • El Manual de Calidad de la Empresa, como 1ª aproximación sería útil.
  • Una Guía explicativa (para personal no técnico) de su actividad. Tenía que saber a qué se dedicaba específicamente y empezar a conocer algunos conceptos  sobre procesos, productos, calidad, etc.
  • El organigrama. Necesitaba nombres y apellidos, puestos de trabajo y funciones.
A partir de ahí, ya podía empezar a molestar al personal.