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lunes, 2 de enero de 2012

El archivo de empresa (IV)

El archivo de empresa (IV)


NOTA: Este post empieza en EL ARCHIVO DE EMPRESA I y continúa en EL ARCHIVO DE EMPRESA II y EL ARCHIVO DE EMPRESA III.

En el Departamento de Producción, contábamos con una ventaja sustancial. Una de las personas que mayor volumen documental manejaba, se mostraba dispuesto (en ocasiones hasta parecía que lo deseara) a que las documentalistas organizaran su vida.
Además, era bastante organizada (a su modo), pero llevaba varios años en la empresa, y era difícil controlarlo todo.
Él, que principalmente se ocupaba de la documentación administrativa, en pocos días empezó a tener espacio en los armarios, escritorio analógico (el de toda la vida, el de los cajones y cuatro patas) y el digital (donde tenía por costumbre guardar los archivos).


Por entonces, trabajaba también otro chico que se encargaba de mecanizar los datos presentes en los partes de trabajo y materias primas. De esta forma, se mantenía al día los datos de consumo de materiales, averías, paradas de máquinas, etc.


El problema, ¿cuál era entonces?:
  • Que la documentación que manejaba el primero, estaba controlada en su cabeza. Es decir, sólo él sabía qué era cada cosa y dónde estaba.
  • El resto del personal del Departamento ni era tan organizado, ni tenía predisposición (sino todo lo contrario).
De esta forma, los manuales de máquinas, descuidados y únicos, estaban en manos de trabajadores que tenían las manos manchadas de grasa, aceite y otras sustancias. Así que nos pusimos manos a la obra, y estuvimos digitalizando manuales durante mucho tiempo.
Fue posible, entonces, crear procedimientos de trabajo, basados en la documentación escaneada y aportar al trabajador una guía de lo que tenía que hacer en su puesto, sin necesidad de hacer cola para estudiar el manual de la máquina con la que iba a trabajar.
Poco después, empezamos con el Archivo definitivo, al que trasladamos toda la documentación que no fuera del año en curso, de los Departamentos de Calidad y Producción.


Para ello:
  • Compramos archivadores definitivos de ancho especial.
  • Creamos un modelo de tejuelo en el que identificábamos Departamento, año y serie documental.
  • Creamos un Manual de Procedimiento de uso del archivo definitivo, para todos los Departamentos (para Administración, Comercial y RR.HH.
  • Pusimos a disposición del personal una relación de archivadores por Departamento, de forma que, antes de ir al Archivo, supieran exactamente qué archivador necesitaban
Después de esto, todavía nos quedaban 3 Departamentos, en los que la documentación ya estaba más o menos organizada. Básicamente, nuestro trabajo consistió en hacer el traslado al Archivo Definitivo, simplificar y documentar procesos, en la medida de lo posible.
Al final, cuando desde Dirección se decidió implantar Sharepoint, sin mucha idea de en qué consistía, pero esperando recibir subvenciones públicas, se despidió a todo el personal de documentación.
La idea que me quedó fue, como ya he dicho por algún otro sitio, que la figura del archivero / documentalista no es apreciada suficientemente por las empresas: muchos empresarios valoran nuestro trabajo (una vez que lo conocen), pero pocas veces (hasta ahora, ninguna) nunca económicamente.

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