El archivo de empresa (III)

El archivo de empresa (III)

NOTA: Este post empieza en EL ARCHIVO DE EMPRESA I y continúa en EL ARCHIVO DE EMPRESA II.

Después de mucho (muchísimo) tiempo con la documentación del Dpto de Calidad, organizada toda ella, estaba lista para ser trasladada a su nueva ubicación, el archivo definitivo. El trabajo de varios meses permitió:

• Identificar cada documento y archivador (partes de calidad, especificaciones técnicas de productos, muestras, informes, análisis químicos, etc.) con su correspondiente serie documental y lugar en el Cuadro de Clasificación orgánico-funcional.
• Eliminar la dispersión documental. Lo que antes estaba en mesas, archivadores, cajas, despachos, naves industriales, en el bigote de Papá Nöel... :) sería reubicado en un nuevo lugar, y SÓLO en ese lugar (salvo la del año en curso que, por su utilidad, mantendríamos en la propia oficina del Departamento).
• Posibilitar un mejor desarrollo de los procesos de medición y análisis de materias primas, procesos y productos. Con todo en orden, era posible llevar a cabo un seguimiento real y cronológico en lo que afectara al Dpto de Calidad.
• Sistematizar el proceso de remisión de documentos al archivo definitivo. ¿Nunca han intentado culparos de la pérdida de un documento? ¿O de que lo hayáis remitido sin permiso? Pues yo, por si acaso, creé un registro en el que cualquier persona que quisiera transferir cualquier documento/s tenía que identificarlo y firmar su consentimiento.

Mientras tanto, le había ido dando forma al archivo definitivo de la empresa: 

• Teníamos una habitación (en otra nave) bastante grande... y vacía.
• Compramos estanterías metálicas: No eran las más adecuadas, pero en caso de incendio...
• Repartimos las estanterías de la forma que mejor aprovecháramos el espacio.
• Y yo recé a Paul Otlet para que ni se inundara el piso (intenté que no colocaran la última balda, casi pegada al suelo, pero cayó en saco roto...), ni hubiera incendio alguno (insistí en colocar, al menos, un detector de incendios, pero nadie me escuchó...)
• Compré un pequeño escritorio en el que poder trabajar cuando me aislara del mundo en el archivo.

Y llegó el momento de pasar a otro Departamento. Con pocas ovaciones y muchas miradas cargadas de segundas intenciones, pasé a Producción. Aquí la cosa mejoraba sustancialmente. Básicamente, contábamos con varios "tipos documentales":

• Los partes de trabajo: Cantidad de materia prima utilizada por máquina, el número de unidades fabricadas, fallos en herramientas y tareas de mantenimiento y datos de identificación del trabajador, turno de trabajo, fecha y máquina se recogían diariamente.
• Los partes  de control de entrada de materias primas. Todo se medía milimétricamente, las materias eran caras y el espacio en las naves limitado. Había que saber lo que entraba y salía.
• La documentación administrativa propia del Departamento: Presupuestos, contratos, albaranes, etc. Esta documentación, casi inexistente en Calidad, aquí se multiplicaba exponencialmente y, aunque al final ésta pasaría al Departamento Administrativo, había que hacerle su hueco en el espacio disponible.
• Manuales de máquinas y procedimientos: No constituían una serie documental en sí, pero convenía tenerlos localizados y bien cuidados. En muchos casos, eran documentos únicos, pues el proveedor ya no existía y no se podía adquirir un nuevo manual. La digitalización de estos documentos fue la primera tarea de las documentalistas...

... Y es que, cuando vieron la carga de trabajo que tenía (y lo que quedaba), decidieron contratar a otra persona. Preguntaron si conocía a alguien competente. Ana Arce entró en nuestras vidas

...SEGUIREMOS MÁS ADELANTE.

MÁS INFORMACIÓN:

• HEREDIA HERRERA, A. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial, 1995.
• ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS (blog). Archivos, 30-05-2010, [en línea, fecha de consulta: 10/12/2.011]
• DOCUFILOS (blog), de Mónica M. Mouton. Las palabras, su estructura, gestor documental.