El archivo de empresa (I)
El archivo de empresa (I)
Alguien puso un cartel en la Facultad. Buscaban un documentalista para una empresa en Murcia (sí, también a mi me sorprendió). Llamé, hice una entrevista y en dos semanas, empecé a trabajar. Fue mi primer -y último :( - contrato laboral.
Al llegar a la empresa el dueño resumió qué quería: ORGANIZACIÓN. Y de repente, estaba sentada con un ordenador enfrente. Él me miraba, yo a él y no sabía qué hacer. No tenía claro por dónde empezar.
Entonces pensé (una buena costumbre que tengo). Necesitaba que alguien me dijera "por aquí". Así que dediqué esa mañana a buscar un buen manual que guiara mis primeros pasos, y lo encontré: Archivística general: Teoría y práctica, de Antonia Heredia Herrera, de 1995 (sí, relativamente viejo y claramente -sin relatividades- muy útil)
Después de leer y asimilar conceptos, lo siguiente fue pedir dos documentos:
A partir de ahí, ya podía empezar a molestar al personal. Entonces pensé (una buena costumbre que tengo). Necesitaba que alguien me dijera "por aquí". Así que dediqué esa mañana a buscar un buen manual que guiara mis primeros pasos, y lo encontré: Archivística general: Teoría y práctica, de Antonia Heredia Herrera, de 1995 (sí, relativamente viejo y claramente -sin relatividades- muy útil)
Después de leer y asimilar conceptos, lo siguiente fue pedir dos documentos:
- El Manual de Calidad de la Empresa, como 1ª aproximación sería útil.
- Una Guía explicativa (para personal no técnico) de su actividad. Tenía que saber a qué se dedicaba específicamente y empezar a conocer algunos conceptos sobre procesos, productos, calidad, etc.
- El organigrama. Necesitaba nombres y apellidos, puestos de trabajo y funciones.
Durante un mes y medio recorrí escritorios, llené folios con esquemas y flujos de información (fue entonces vi la utilidad de aquella asignatura de DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN) y conseguí una primera aproximación de:
- Funciones específicas de cada una de las personas que utilizaban documentación en la empresa.
- Tipos de documentos: Facturas, contratos, informes, partes de trabajo, etc. (elevado a 3).
- Contenido de esos documentos: Información de carácter administrativo, datos abstractos resultantes de análisis de pruebas.
- Trayectoria de cada documento, desde que se crea, hasta que se archiva.
- Se sentían amenazados. Si lo que hago está escrito, cualquier puede aprenderlo y hacerlo = Han contratado a esta para despedirme.
- Se sentían molestos. Con lo que tengo que hacer... = Ya viene ésta a molestar.
- Me hacían sentir inútil. Con lo que tengo que hacer... = Y esto no sirve para nada.
...SEGUIREMOS MÁS ADELANTE.
MÁS INFORMACIÓN:
- HEREDIA HERRERA, A. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla : Diputación Provincial, 1995.
- ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS (blog). Archivos, 30-05-2010, [en línea, fecha de consulta: 10/12/2.011]
Comentarios
Por otro lado, también hay que decir que:
- No es lo mismo la Archivística en entidades históricas que administrativas. Donde en el primer caso, la institución ha evolucionado (nombres, personas, funciones...) y los documentos son mucho más complejos (desconocidos).
- No es lo mismo la Archivística en empresas u organizaciones públicas que privadas (en el primer caso, la diversidad de contenidos y continentes es mucho mayor que en el segundo).
- Es más, no es lo mismo en una empresa (privada) grande o pequeña. En el segundo caso, la simplificación administrativa (tanto por el volumen de documentos como por las obligaciones legislativas son menores) ayuda a tener claro desde el principio, la organización de la documentación.
- Y por supuesto, también influye el "nivel archivístico" de la empresa. En este caso, tenía que empezar por el principio, es decir, crear un archivo. Otra cosa es, una vez controlada la documentación, empezar con lo informático y todas las posibilidades que implica (digitalización de documentos, descripción, recuperación, work-flow...), a lo que, desgraciadamente, ya no me dio tiempo.
No sé si con esto respondo a la ironía del comentario :) pero que quede claro, los documentalistas, archiveros y bibliotecarios tenemos nuestra razón de ser (y estar) y en ningún caso, la minusvaloro, sino al contrario. si las empresas contrataran más archiveros / documentalistas, otro gallo cantaría... empezando por el control de la documentación, y continuando con la obtención de certificados de calidad.
Sin embargo puedo decir, que la formación archivística con la que cuento ha sido mi base, y no puedo dejar por un lado toda aquella bibliografía que siempre es de una u otra forma una base para la organización documental.
Estoy muy de acuerdo contigo, una formación específica y la bibliografía básica son los pilares para "montar" un archivo, para empezar. Es el empujón necesario, que marca la línea a seguir.